Ofis arşivini taşımadan önce kutu numarası, belge dönemi, iç sorumlu ve erişim ihtiyacını eşleştirin. Hassas belge içeriklerini dış etikete yazmayın; saklama süresi ve teslim yetkisini ayrıca belirleyin.
Bir ofisin arşivini boşaltmak, dolaptaki klasörleri kutulara aktarmaktan fazlasıdır. İki ay sonra belirli bir sözleşme istendiğinde hangi kutunun talep edileceği bilinmelidir. Aynı zamanda belgenin içeriği, kutuyu taşıyan herkes tarafından görülmemelidir. İyi bir sistem bu iki ihtiyacı birlikte karşılar: arananı buldurur, gereksiz bilgiyi açığa çıkarmaz. Buradaki öneriler fiziksel arşiv hazırlığı için genel bir çalışma planıdır. Kurumunuzun hukuki saklama yükümlülükleri, kişisel veri süreçleri ve işletmenin gerçek hizmet kapsamı ayrıca değerlendirilmelidir; standart eşya depolama, otomatik olarak profesyonel arşiv yönetimi hizmeti anlamına gelmez.
Önce hangi belgelerin depoya gideceğine karar verin
Günlük kullanılan evrak, belirli dönemlerde başvurulan kayıtlar ve yalnızca yükümlülük nedeniyle saklanan belgeleri ayrı gruplara ayırın. Her hafta istenen klasörü uzak bir fiziksel arşive göndermek ek iş doğurabilir. Düzenli gerekenlerin ofiste kalması veya kurumun onaylı süreçleriyle erişilebilir hale getirilmesi daha uygun olabilir.
Bir belgenin eski olması imha edilebileceğini göstermez. Saklama süreleri belge türüne, geçerli mevzuata ve devam eden uyuşmazlıklara göre değişebilir. Tüm belgeler için tek süre varsaymayın. Ayıklama ve imha kararını yetkili hukuk, mali işler veya veri koruma sorumlularıyla netleştirin; depolama hazırlığı bu kararın yerine geçmez.
Dış etiketle iç envanteri farklı ayrıntıda tutun
Kutu dışına AR-001 gibi tekil bir numara ve gerekliyse genel bölüm bilgisi yazabilirsiniz. Ayrıntılı envanterde kutu numarası, belge dönemi, iç sorumlu, yaklaşık içerik grubu ve ihtiyaç sıklığı bulunsun. Personel isimleri, kimlik numaraları, ücretler veya müşterilerin özel bilgileri dış yüzeyde yer almasın.
Aynı numarayı farklı kutulara vermemek için numara dağıtımını tek listeden yönetin. Bir kutu bölünürse veya iki kutu birleştirilirse eski kaydın neye dönüştüğünü not edin. Kutunun yerini bulmak için gereken bilgilerle belgenin kendisini okumak için gereken yetki farklıdır; liste erişimini buna göre sınırlandırın.
Bir örnek kayıtla sistemi teslimden önce test edin
Örneğin AR-024 numaralı kutu için “Satın alma, önceki dönem tedarikçi dosyaları, iç sorumlu: ilgili bölüm, erişim: seyrek” gibi bir kayıt oluşturulabilir. Bu temsili kayıtta gerçek kişi ve sözleşme bilgisi bulunmaz. Ayrıntılı belge dizini gerekiyorsa kurum içinde kontrollü bir yerde saklanabilir.
Arşivi tanımayan ancak yetkili bir çalışma arkadaşınıza bir dosyanın hangi kutuda bulunacağını sorun. Cevap için tüm kutular açılıyorsa sınıflandırma fazla genel kalmış olabilir. Tersine her belge için dış etikete ayrıntı yazmanız gerekiyorsa gizlilik açısından gereğinden fazla bilgi kullanıyor olabilirsiniz. Birkaç kutuyla yapılan deneme, yüzlerce kaydı sonradan değiştirmekten kolaydır.
Kutu dayanımı ve belge koşullarını birlikte kontrol edin
Kâğıt küçük hacimde yüksek ağırlığa ulaşabilir. Kutu seçimini yalnızca rafta kapladığı alana göre yapmayın; taşıma kapasitesi, taban dayanımı ve kapak kapanışı da önemlidir. Nemli veya biçimi bozulmuş kutularla başlamayın. Belgelerin kuru olması ve ilgili saklama ihtiyacının değerlendirilmesi gerekir.
Özel koruma, raflama veya belirli çevresel koşullar istiyorsanız bunları teklif kapsamına açıkça ekleyin. Standart depolamanın arşiv odası özelliklerini otomatik taşıdığını kabul etmeyin. Belgelerin korunması için gerekli şartları kuruluşunuz belirlemeli, hizmet sağlayıcı da hangi koşulları sunabildiğini açıklamalıdır. Kutu fotoğrafı, çevresel uygunluk değerlendirmesinin yerine geçmez.
Kurumiçi talep yetkisiyle depodan teslim yetkisini ayırın
Kurum içinde bir çalışanın dosya istemeye yetkili olması, depolama işletmesinden fiziksel teslim almaya da yetkili olduğu anlamına gelmez. NefesDepo’da teslim almaya sözleşme adına düzenlenen kişi gelir. Farklı çalışanların sırayla kutu alması planlanıyorsa bu beklenti sözleşmeden önce konuşulmalı; otomatik bir vekâlet veya çalışan erişim düzeni varsayılmamalıdır.
Talep akışında kimin isteği onayladığını, hangi kutunun gerektiğini ve istenen tarihi kaydedin. Acil talebin aynı gün karşılanacağı ya da dosyaların işletme tarafından açılıp taranacağı yönünde doğrulanmamış bir beklenti oluşturmayın. Kutu teslimi ile belge seçme, tarama ve dijital gönderim ayrı hizmetlerdir.
Her çıkışta kalan arşivin durumunu güncelleyin
Bir kutu çıktıysa kutu numarası, işlem tarihi, teslim alan ve geri dönüş beklentisini kurum kayıtlarında işleyin. Kutudan bir dosya alınıp kalan içerik geri geldiyse iç envanterin de güncellenmesi gerekir. Eski kutu numarası aynı kalabilir, ancak içeriğin hiç değişmediği izlenimi oluşmamalıdır.
NefesDepo yönetiminde kaydedilen envanter ve hareketler hakkında işletmeyle görüşebilirsiniz. Kurumun ayrıntılı belge yönetim sistemiyle bu hareket kaydı aynı şey değildir. Hangi verinin hangi yerde tutulacağını önceden belirleyin. İçeriğe ilişkin özel kayıtları geniş bir kullanıcı grubuna açmak yerine iş için gerekli erişimle sınırlandırın; yanlış görünen bir hareketi işletmeyle teyit edin.
Hizmet kapsamını ve bütçeyi arşivin kullanımına göre yazın
Kutuların paketli dış ölçülerini ve sayısını belirleyin. Sitedeki 400 TL/m³/ay hesabı depolama için bir başlangıç verir; raf, özel koşul, düzenli kutu hareketi veya taşıma ihtiyacı ayrıca değerlendirilir. Hizmet kapsamınu ve tek seferlik işleri yazılı teklifte kontrol edin. Kutu sayısından tek başına sabit hacim çıkarmayın.
Son görüşmede saklama koşulları, erişim prosedürü, fiziksel teslim, hizmet sağlayıcının sorumluluğu ve veriyle ilgili beklentiler ayrı başlıklar olsun. İmha, tarama, belge ayıklama veya mevzuata uyum danışmanlığı kapsamda değilse bunları bütçeye dahil hizmet gibi yazmayın. Kurumun ihtiyaçlarıyla sunulan hizmetin eşleşmesi, yalnızca en düşük aylık bedeli bulmaktan daha önemlidir.
Örnek tablo
| Envanter alanı | Örnek / amaç |
|---|---|
| Kutu numarası | AR-024: tekil ve değişiklikleri izlenebilir |
| İçerik grubu | Genel bölüm ve dönem; gereksiz kişisel ayrıntı yok |
| İç sorumlu | Kurum içindeki talep ve kontrol sorumlusu |
| Erişim ihtiyacı | Seyrek, dönemsel veya belirli bir tarihte |
| Hareket kaydı | Çıkış, geri dönüş ve içerik değişikliği notu |
Konuya özel sorular
Kutu üstüne personel adlarını yazmalı mıyım?
Gereksiz kişisel bilgiyi dış etikete taşımayın. Kutu numarası ile kurum içinde erişimi kontrollü bir içerik listesi kullanın.
Her çalışan arşiv kutusu teslim alabilir mi?
Hayır. NefesDepo’da teslim almaya sözleşme sahibi gelir. Kurumiçi yetkiyi işletmenin teslim prosedürüyle aynı kabul etmeyin.
Standart depolama belge tarama hizmetini kapsar mı?
Otomatik olarak kapsamaz. Tarama, ayıklama ve imha gibi işleri ayrıca sorun; sunulduğu doğrulanmadan plana dahil etmeyin.
İhtiyacınızı birlikte netleştirelim.
Bu içerik genel hazırlık ve bütçe planı içindir. Ürüne özel bakım talimatı, gerçek depo koşulları ve yazılı hizmet kapsamı esas alınır. Yayın ilkelerimiz